PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PROSES BISNIS PROKUREMEN

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa. Langkah umum dalam proses prokuremen adalah:

Menentukan kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu.Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP. Sistem MRP dapat melakukan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan. Permintaan pembelian mempunyai field input yang mengidinkasikan bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis. permintaan pembelian diproses baris demi baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah setelah selesai permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor untuk di setujui.

Memilih sumber daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembeliaan. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta jika kontrak ada , R/3 memberikan jumlah yang diminta. R/3 mendukung proses pemilihan dengan beberapa cara R/3 memonitor perjanjian ringkas yang ada dengan pemasok. perjanjian ringkas merupakan kontrak yang menetukan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. R/3 mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui.

Permintaan untuk quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation. Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim kepemasok yang akan dipakai untuk kofirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk supply produk atau jasa.

Memilih pemasok
R/3 mebandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen qoatatio dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3 akan mengirimkan suatu surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima. R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisassi dalam proses bisnis prokuremen. 

Menerbitkan pesanan pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pembelian, jangka waktu pengiriman dan jangka waktu pembayaran .pesanan pembelian dapat dibuat dari awal dengan referensi dokumen yang ada.pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokuenm EDI. Perjanjian ringkas merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok.Ada dua tipe perjanjian ringkas yaitu : kontrak dan perjajian penjadwalan.Kotrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu.   Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak tetapi juga menetukan harga item.

Penerimaan barang

Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan barang tanpa memperhatikan sumbernya.Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara.cara pertama dengan sistem manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanaan sementara. Cara kedua dokumen penyimpanan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanaan pembelian. Cara ketiga barang yang diterima dapat di posting ke dalam inspeksi kualitas.

Verifikasi faktur

Faktur harus diperiksa dan dicocokan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan pembeliaan ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. R/3 memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Jika sutu faktur sudah diposting, R/3 melakukan 3 cara pencocokan untuk membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur pemeriksaan ini juga memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten yang dikirimkan adalah jumlah yang benar.

Pembayaran kepada pemasok

Jika faktur juga diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditetukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi keuangan.

Record Master

Record master dibuat dalam R/3 dengan menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diindetifikasi dengan kode, kode perusahaan mengindetifikasi unit akuntansi yang memiliki neraca saldo dan laporan rugi laba. Ada tiga kategori informasi dalam record master pemasok. Data umum berisi nomor pemasok, nama, alamat, nomor telepon dan item yang sama data kode perusahaan di definisikan pada level kode perusahaan yang dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan buku besar dalam R/3. Record master material berisi informasi material yang diadakan, dihasilkan, atau dijual kepelanggan. Record master material digunakan dan didistribusikan ke banyak departemen. Record master material memiliki struktur hieraki.record master infomasi pembeliaan hanya digunakan oleh pembelian. Ia digunakkan untuk alokasi sumber daya , yang merupakan proses evaluasi pemasok.

Dokumen prokurementer yang tersedia pada R/3 terdiri dari :

• Permintaan pembelian

• Pemintaan untuk quatation

• Quatation

• Pesanan pembelian

• Perjanjian ringkas

• Kontrak

• Perjanjian penjadwalan

• Pencatatan informasi pembelian

B. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Permintaan (Penyimpangan)

Permintaaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. permintaan pembelian juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam depertemen yang membuatnya.

Pembelian

fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karna alasan lainnya.   Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan. Tembusan dikirimkan ke pemasok. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembeliaan ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

Penerimaan

Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari independen dari fungsi penyimpanan. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan menyiapkan laporan penerimaan.   Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan penghitung punya akses ke kuantitas yang ada pesanan pembelian. Hal ini mengharuskan penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan menghitung, karena tidak mungkin hanya menyalin kuantitas dari pesanan pembelian. Supervisor akan membandingkan kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan dengan yang ada dipesanan pembelian dan kemudian menyiapkan laporan penerimaan untuk jumlah kuantitas yang diterima.

Penyimpanan

Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian ke hutang dagang. Jika barang langsung kedepartemen yang meminta dan bukan kedepartemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

Hutang Dagang

Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayar ke pemasok. Empat dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucer untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendaliaan dari proses bisnis prokuremen. Sistem voucher di diskusikan dalam konteks proses bisnis pengeluaran kas, topik berikutnya yang didiskusikan pada bab ini.

C. PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS
Proses bisnis pengeluaran kas mengemdalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas aktual. biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertangung jawabkan sebagai dana imperst kas kecil.

konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil, Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan.

Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas

Yaitu penggunaan sistem voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.

Hutang dagang
Departement hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas. Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek voucher dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat jurnal dilanjutkan ke buku besar.

Pengeluaran kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda tangani dan voucher dicap dan disimpan urut ke nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan ,dicap untuk ,menghindari kemungkinan pembayaran rangkap.cek voucher diposting ke register cek. Kontrol total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan vocer yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang bayar. Kontrol total dilanjutkan ke buku besar.

Buku besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas,direkonsiliasi,dan toral diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan menurut tanggal.

Audit internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama - sama dengan laporan bank. Konsiliasi bank independet adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pada pengeluaran kas.

Sistem voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah tehnik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangni formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher atau memasukan data kedalam komputer.   Sistem voucher berpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check (Gambar dibawah). formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat di operasikan tanpa voucher yang dapat dibaca oleh manusia.

Posting hutang dagang
Pertanyaan dasar pada perancangan sistem vocer berkaitan dengan kapan faktur - faktur diposting ke hutang vocer. menyiapkan vocer untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Built up vouchersistem merupakan akumulasi beberapa faktur dari beberapa pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal.

D. PROSES BISNIS MANAJEMEN SDM

Proses bisnis manajemen SDM berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi SDM. Sistem SDM menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengolah informasi yang relevan dengan struktur organisasi.

Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul SDM pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi pada lingkungan online. 

SAP R/3 terdiri dari 2 modul SDM, yaitu :

• Modul administrasi personel (HR – PA)

Yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji dan data kinerja karyawan

• Modul Perencanaan dan pengembang personel (HR – PD)

Menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. 

Fungsi Sumber Daya Manusia memiliki Empat Kegiatan Utama:

1. Perekrutan dan Penerimaan ( recruitment ang hiring ). SDM membantu pegawai baru kedalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di Koran, dll. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam pemerintahan yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati untuk menentukan kebijakan yang sesuai.  
2.   Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDm menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.     Adminitrasi Tunjangan. Selain seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan seperti, RS, Asuransi, Dokter Gigi dan pembagian keuntungan yang semakin sulit adminitrasinya.

E. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Personel
Personel (jabatan) kantor brtanggung jawab untuk menenmpatkan orang dalam penggajian perusahaan , melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran . Fungsi personel berbeda dengan penccatat waktu dan fungs penyiapan gaji .

Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets) , Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi .

Penggajian 

Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel .

Beberapa karakteristik lain yang harus diperhatikan :

- Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi.

- Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk penggajian .

- Penggunaan master pembayaran independen .

Persyaratan Pemrosesan Penggajian 

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian informasi dasar karyawan , seperti nama , alamat , besar gaji , potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji . Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya . Perusahaan akan mencocokkan potongan potongan tersebut dan membayarkan nya ke pemerintah , Perusahaan melaksanakan bisnis antarnegara bagian yang diperlukan oleh Federal Fair Labor Standart Act (yang juga dikenal dengan Wages and Hours Law) , untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum satu atau satu setengah dari tarif regular untuk jam kerja malam dan untuk yang bekerja pada hari minggu atau hari libur .

Informasi dasar mengenai apa yang diperlukan oleh pemerintah USA mengenai penggajian ada pada publikasi circular E Employers Tax Guide yang ada pada Department of Treasury Internal Revenue Service .